Comunicación empresarial

La comunicación empresarial es vital y necesaria para que se creen los mejores climas para forjar una próspera relación entre empresas, es vital para que las negociaciones comiencen y las propuestas fluyan, una comunicación empresarial correcta demuestra si una empresa es seria, formal, adulta, independientemente del tamaño de la misma y del alcance de los negocios que podrían conllevar la susodicha comunicación.

Las empresas quieren iniciar contactos para que sus negocios fluyan y quieren ser tratados con formalidad, con respeto y educación, es bien sencillo, si usted quiere que su empresa sea tratada correctamente en este aspecto debe aplicarse los mismos estándares. Trate a otras empresas como le gustaría que trataran a la suya, tan simple como suena.

Muchas empresas se creen que están por encima de las demás y denotan una actitud de superioridad, prepotencia y arrogancia totalmente desproporcionada, actitud errónea que quizás un día les pase factura. Cuando uno está arriba no debe nunca olvidarse de donde viene y debe mantener las mejores formas con los compañeros del gremio, la ética empresarial es fundamental dentro de un sector, si no existe, entonces, todo se desmorona y se funciona con la máxima del sálvese quien pueda.

Conteste a las comunicaciones

Cuando usted envía una carta, un correo electrónico o deja un recado en la centralita lo que quiere es que la persona con que usted a pedido comunicarse le conteste. No hay nada más absurdo en la comunicación empresarial que no contestar, demuestra poca empatía, poca educación, baja profesionalidad y en algunos casos incluso la intención de dar a la otra parte la sensación de inaccesibilidad asociada a una posición de liderazgo, “te contesto si me apetece porque como soy el líder no me faltan los negocios, me sobran”. Las cosas en los negocios pueden cambiar rápidamente, si tan buen negociante/hombre de negocios es debería saberlo.

Si analizamos concienzudamente esta situación nos damos cuenta de que existen varias situaciones diferentes, les mostramos unos ejemplos de como una empresa de primer nivel debe responder en cada caso:

- Recibe un e-mail de una empresa que no conoce, es su primer contacto, en el mensaje se incluye una propuesta de negocio.

1.- No le interesa la propuesta. Escribe un pequeño e-mail de respuesta agradeciendo que dicha empresa quiera comenzar una relación empresarial y que le haya elegido a usted pero deja claro que no está interesado. Tiempo total empleado en la respuesta. 5 minutos.

Resultado: No está interesado. No inicia relación empresarial. Su imagen es buena. Educación correcta. Su interlocutor le considera una empresa seria. Quien sabe, quizás en el futuro puedan iniciar alguna relación pero de momento no existe interés, no pasa nada, los negocios son así.

2.- No contesta el e-mail.

Resultado: No inicia relación empresarial. Su imagen es mala. Educación baja. Su interlocutor le considera una empresa poco seria. Quizás esté perdiendo la oportunidad de hacer negocios en un futuro. Quizás esa empresa a la que usted a ignorado crece y usted necesita enviar una comunicación para comenzar una relación empresarial, los negocios dan muchas vueltas.

Tan sólo 5 minutos son la diferencia entre ser considerado una empresa seria o no, en muchos casos incluso menos de 5 minutos. Es probable que a usted, que le consideren poco serio le importe poco porque usted se considera el líder, inaccesible, intocable, imbatible, quizás un día piense las cosas desde un punto de vista más modesto y humilde, siempre hay tiempo para recapacitar, para mejorar y para darse cuenta de lo equivocadas que están las empresas que optan por actuar de manera tan poco amable.

Conclusión: Por el poco esfuerzo que supone contestar, aunque la respuesta sea negativa, su imagen se verá fortalecida y su interlocutor le considerará serio.

Es posible que en un futuro se pudieran presentar nuevas oportunidades de negocio. Contestar las comunicaciones o no contestarlas abre o cierra puertas, lo entiende hasta un niño pequeño.

- Su secretaria/o le informa de que una persona le ha llamado, ha dejado su número de teléfono.

1.- No le interesa. No quiere devolver la llamada personalmente. Ordene a otra persona que lo haga por usted. Puede también realizar una llamada corta de cortesía simplemente para presentarse y decir que no le interesa.

Resultado: No está interesado. No inicia relación empresarial. Su imagen es buena. Educación correcta. Su interlocutor le considera serio. Tiempo total empleado en la respuesta. 5 minutos.

Ahora póngase en la piel de la empresa que intenta contactar con usted por todos los medios y no recibe respuesta. ¿Le gustaría que le trataran así? Nos imaginamos que no.

Atienda los medios que pone a disposición de los interlocutores

Antiguamente existían sólo un par de maneras de contactar con una empresa, a través de teléfono o mediante correo postal, luego llegó el fax, más tarde el e-mail, la mensajería instantánea, software de VoIP y así hasta completar todas las opciones de las que hoy en día disponemos.

Hoy en día está de moda disponer de muchos medios y ponerlos a disposición de los interlocutores, queda muy bien y muy bonito, muy serio y profesional que su página web esté plagado de iconos de contacto, si, el típico “Footer” que luce increíblemente serio y empresarial, pero, ¿realmente los atiende? No tiene sentido poner en su web un número de teléfono que luego no atiende, poner una dirección de e-mail que luego no atiende, ¿para qué pone a disposición de los interlocutores medios que luego no atiende? ¿Para quedar bien? Le aconsejamos que sólo ponga como contactos públicos aquellos que esté en condiciones de atender, de lo contrario lo que parece que pretende conseguir ofreciendo tantos medios de contacto, que es mejorar la imagen de cara al exterior, al no atenderlos, se vuelve en su contra.

Tiempos de respuesta máximos para comunicaciones por teléfono o e-mail

Muy urgente                                    de 0 a 3 horas
Urgente                                             de 3 a 6 horas
Normal                                              de 24 a 48 horas
Baja                                                    de 48 a 72 horas
Poca o nula importancia              1 semana

* Fines de semana no incluidos. Siempre hablamos de días laborables.

Es importante siempre contestar, aunque sea con una contestación corta y con una negativa. Es mejor un “Gracias por contactar con nosotros, lamentablemente su propuesta no es de nuestro interés, le deseamos lo mejor para su negocio. Saludos” que no contestar, no contestar demuestra poca profesionalidad, poca cualificación, poca educación. La solución es bien sencilla, si pone un contacto a disposición del público debe atenderlo, si no lo atiende es una falta de educación considerable y se arriesga a recibir críticas. Puede evitar causar cualquier impresión negativa de su negocio y conseguir un efecto positivo tan sólo dedicándole a su interlocutor unos minutos, si no dispone del tiempo necesario debería contratar una persona para este fin o simplemente retirar de su web los medios de contacto que no pueda atender, mejor poco y bien atendido que mucho y desatendido.